Wie man die Zukunft mit Hilfe von KI gestaltet – und einen Workshop vorbereitet

Schon seit einigen Jahren begleitet das Thema Digitalisierung – branchenunabhängig – viele Unternehmen und stößt damit in Organisationen weitreichende Veränderungen an. Auch bei attempto beschäftigen wir uns im Rahmen unseres Labs und unseres Kompetenzcenters für Digitale Transformation ausführlich mit aktuellen und zukünftigen Trends und Innovationen. Für uns zählt es immer einen Schritt voraus zu sein und intern sowie extern beim Kunden die bestmöglichen Lösungen zu finden.

Ende 2024 hatten wir mit zwei Mitarbeitenden die Gelegenheit, an einer spannenden Veranstaltung des Mittelstand-Digital Zentrum Lingen.Münster.Osnabrück in Zusammenarbeit mit dem Digital Hub münsterLAND teilzunehmen. Der Tag stand unter dem Motto „KI-, HR- und Marketing-Trends von morgen". Neben Fachimpulsen und inspirierenden Gesprächen gab es ein breites Spektrum an Workshops – von digitalen Transformationsmöglichkeiten bis hin zu neuen Anwendungsfeldern von KI.

KI für den nachhaltigen Erfolg

Die Bandbreite an Vorträgen reichte von rechtlichen Grundlagen über KI-Regulierungen bis hin zu agiler Führung und digitaler Transformation. In einem Workshop wurde ein ganzheitlicher Ansatz für nachhaltige Innovationen diskutiert. Ein zentrales Ergebnis war, dass der verantwortungsvolle und wertstiftende Einsatz von KI entscheidend für nachhaltigen Erfolg ist. Dabei wurden insbesondere die Bedeutung einer geeigneten IT-Infrastruktur, eines durchdachten Datenmanagements sowie die Zusammenarbeit von Menschen und Systemen hervorgehoben.

Ein Fachimpuls zu rechtlichen Grundlagen, unter anderem zum EU AI Act als weltweit erster Regulierung von KI, verdeutlichte die schnelle Entwicklung dieses Bereichs und die zukünftigen Anforderungen an Unternehmen. Ergänzend zeigte ein World Café zum Thema Veränderungsmanagement die Wichtigkeit von Mitarbeiterbeteiligung und transparenter Kommunikation auf.

Über den Tag hinweg wurden auch Ansätze zur agilen Organisationsentwicklung und agiler Führung im Kontext der digitalen Transformation beleuchtet. Hierbei wurden Parallelen zu “technischen Schulden” gezogen: Nicht durchdachte oder ineffiziente Prozesse – ob digital oder agil – können langfristig Ressourcen binden und Mehrwerte mindern, wie wir aus auf den Erfahrungen unserer Beratungspraxis bestätigen können. Das Zitat „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess" (Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG) brachte dies auf den Punkt.

In den Diskussionen wurde deutlich, dass viele mittelständische Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen stehen: Compliance, Sicherheit und Wertgenerierung im Zusammenhang mit KI sowie klare Verantwortlichkeiten und Fachkompetenzen.

Workshop: Zukunftsgestaltung mit Hilfe von KI

In einem eigenen, interaktiven Workshop haben wir gemeinsam mit den Workshop-Teilnehmenden das Thema „Zukunftsgestaltung mit Hilfe von KI" bearbeitet. Der Fokus lag dabei auf Effizienzsteigerungen durch Prozessoptimierungen innerhalb der digitalen Transformation. Ziel war, praxisnahe und interaktive Inhalte zu bieten, den Austausch unter den Teilnehmern zu fördern und ein Stimmungsbild zur Rolle von KI in ihren Unternehmen zu erhalten.

Die Digitale Transformation verändert die Welt schneller, als wir es je für möglich gehalten hätten – und Künstliche Intelligenz (KI) steht dabei oft im Mittelpunkt. Wir haben unsere Workshop-Teilnehmenden gefragt und das ist das Ergebnis:

Die Teilnehmenden geben größtenteils an, die Grundlagen zu kennen oder sogar sehr vertraut mit dem Thema der Künstlichen Intelligenz zu sein. Keiner stuft das eigene Wissen als gering an oder verfügt über kein Wissen.

Derzeit profitiert in den Unternehmen der Teilnehmenden am meisten die Automatisierung von Routineaufgaben von der Digitalisierung durch KI. Auch für die Entscheidungsfindung und der strategischen Planung sowie dem Kundenservice werden bereits Mehrwerte durch den Einsatz von KI generiert. Weiterhin profitieren andere Bereiche von der Digitalisierung durch KI. Für die Datenanalyse und für Prognosen liefert die Digitalisierung durch KI bisher noch keine großen Vorteile.

Risiken und Herausforderungen bei der Integration von KI im Unternehmen sehen die Teilnehmenden vor allem durch fehlende Fachkenntnisse oder Schulungen sowie Datenschutz- und Sicherheitsbedenken. Auch hohe Implementierungskosten und Angst vor Arbeitsplatzverlusten sorgen für Bedenken bei der Integration von KI im Unternehmen. Kein Teilnehmender gab an, keine besonderen Bedenken zu haben.

In den nächsten 2-3 Jahren halten die Teilnehmenden es größtenteils für sehr wahrscheinlich, verstärkt in KI zu investieren. Zwei Teilnehmende sehen die Investition als wahrscheinlich an. Keiner empfindet es als unwahrscheinlich oder sehr unwahrscheinlich, dass ihr Unternehmen im Bereich KI investieren wird.

Fallstudie anhand eines fiktiven Unternehmens

Wenn von Optimierungspotenzialen gesprochen wird, ist die Anwendung von Künstlicher Intelligenz oft die erste Idee. Aber wie kann die Einbindung von KI in die Geschäftsprozesse erfolgreich gestaltet werden? Im Workshop wurde der Einsatz von Künstlicher Intelligenz auf einen konkreten Anwendungsfall in einem fiktiven Unternehmen herausgearbeitet. Das mittelständische, fiktive Unternehmen, welches wir für die Fallstudie ins Leben gerufen haben, hat sich in den letzten Jahren stark vergrößert und steht vor Herausforderungen in den Bereichen Produktionseffizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenkommunikation.

Im Workshop wurden angeregte Diskussionen geführt, bei denen die Teilnehmenden ihre eigenen Erfahrungen und Herausforderungen teilten. Dabei entstanden lebhafte Gespräche, in denen einige unserer Ansätze weiterentwickelt wurden – ein spannender Prozess.

Angst vor der Veränderung selbst und fehlende Akzeptanz der Mitarbeitenden bei Veränderungsinitiativen waren dabei Aspekte, die in allen Gruppen herausgehoben wurden. Weiterhin stellten die Teilnehmenden heraus, dass die gesamte Unternehmensstrategie mit den einzelnen Prozessen abgestimmt sein muss, um Änderungen durchführen zu können und KI erfolgreich implementieren zu können.

Für die Produktionsineffizienz wurde unter anderem ‚Predictive Maintenance und Anomaly Detection’ vorgeschlagen, um Daten sammeln, analysieren und zusammenführen zu können. So sollen Abhängigkeiten und Besonderheiten analysiert werden und die Produktion kann entsprechend der Ergebnisse optimiert werden.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden zu erhöhen, wurde eine KI als Assistenz vorgeschlagen. Diese soll dabei helfen, Ursachen zu analysieren, ein Forecasting aufzustellen und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zu unterstützen. Es waren auch klassische Lösungen ohne KI im Gespräch, beispielsweise der Aufbau einer internen Wissensdatenbank, Feedback von Mitarbeitenden einholen und das Anbieten von Weiterbildungen.

Zur Verbesserung der Kundenkommunikation wurde ein Chatbot vorgeschlagen. Dieser kann dafür sorgen, sowohl intern als auch extern die Kommunikation zu erleichtern, generelle Informationen zu geben und Anfragen zu priorisieren und gegebenenfalls weiterzuleiten. Zudem entstand die Idee, die KI dafür zu nutzen, den Status von Bestellungen zu erfassen und automatisierte Nachrichten an den Kunden zu versenden.

Vorbereitung auf den eigenen Workshop

Bevor wir zum Fazit kommen, lohnt sich ein Blick zurück auf die gründliche Vorbereitung, die die Basis für die erfolgreiche Durchführung des Workshops bildete. Von der Zielsetzung bis hin zu den Materialien – jedes Detail trägt dazu bei, dass der Workshop produktiv und für alle Beteiligten wertvoll wird. Deshalb zeigen wir hier, welche Schritten wir bei der Planung für den gesamten Workshoptag sowie den eigenen Workshop gefolgt sind:

1. Zieldefinition: Unser Ziel war es, möglichst breites Wissen aufzubauen, Kontakte zu knüpfen und spannende Diskussionen zu führen. Ziel unseres eigenen Workshops war es, einen Austausch zu ermöglichen und neue Impulse zu geben.

2. Zielgruppe verstehen: Wir haben uns über die teilnehmenden Unternehmen informiert und unseren Workshop entsprechend angepasst, um relevante Themen und Beispiele anzubieten. Unsere Fallstudie haben wir insbesondere passend zu den Unternehmen vorbereitet.

3. Agenda erstellen: Wir haben eine klare Agenda mit Zeitrahmen erstellt, die den Ablauf des Workshops strukturiert. Wir haben darauf geachtet, genügend Zeit für Fragen und Diskussionen einzuplanen.

4. Materialien vorbereiten: Wir haben unsere Präsentation für den Workshop erstellt und mehrfach überprüft. Technische Tools haben wir mehrfach gecheckt und dafür gesorgt, dass entsprechende Materialien vor Ort zur Verfügung stehen.

5. Interaktive Elemente einbauen: Wir haben eine Gruppenarbeit vorgesehen, um die Teilnehmenden aktiv einzubinden und den Workshop dynamisch zu gestalten. Auf mögliche Hilfestellungen und eine angemessene Moderation waren wir vorbereitet.

6. Freiraum lassen: Gute Vorbereitung ist wichtig. Dennoch haben wir uns an vielen Stellen bewusst etwas Freiraum gelassen, um je nach Stimmungslage agieren zu können.

Fazit

Die Workshops und Fachimpulse boten zahlreiche praktische Ansätze, die sich gut auf das eigene Arbeitsumfeld übertragen lassen. Besonders wertvoll war der Austausch unter den Teilnehmenden aus unterschiedlichen Branchen und Fachbereichen, bei dem nicht nur neue Netzwerke, sondern auch viele inhaltlich bereichernde Impulse entstanden. Es wurde deutlich, wie relevant KI für den Arbeitsalltag ist und wie wichtig es bleibt, Innovationen kontinuierlich zu beobachten, Chancen zu nutzen, MVPs zu testen, Prozesse nachhaltig zu optimieren und iterative Entwicklungszyklen zu durchlaufen.

In unserem Workshop haben wir zusammen Optimierungsbedarfe erkannt und Ideen entwickelt, wie in unserem fiktiven Unternehmen mithilfe von KI die Prozesse verbessert werden können. Wir haben dabei nicht nur mögliche Lösungen für unser fiktives Unternehmen erarbeitet, sondern auch weitere, wertvolle Ansätze für mittelständische Unternehmen generiert. Für die Teilnehmenden bot er praxisnahe Einblicke in die Anwendung von KI, förderte den Austausch vielfältiger Perspektiven und lieferte direkt umsetzbare Ansätze für die Optimierung realer Unternehmensprozesse.